PROCEDURA

dotycząca przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w spółce Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą w Kotlarni

objęta uzgodnieniami ze związkiem zawodowym i przyjęta Zarządzeniem Zarządu Spółki nr 06/2024 z dnia 13. 09. 2024 r.

Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą w Kotlarni niniejszym wprowadza wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów - na podstawie przepisów art. 24 i 25 ustawy o ochronie sygnalistów
z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), dalej nazywaną „Procedurą”.

• 1 Cel Procedury

1. Celem niniejszej Procedury jest ustalenie wewnętrznych zasad dokonywania
   i przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, weryfikacji tych zgłoszeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa (sygnalistów) w spółce Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą w Kotlarni, zgodnie
   z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.
2. Procedura ma także na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz podejmowania stosownych działań naprawczych w związku
   z zaistniałymi naruszeniami.
3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa stanowi jeden z elementów prawidłowego zarządzania w spółce Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą w Kotlarni i służy zwiększeniu efektywności i skuteczności w wykrywaniu nieprawidłowości, jak również daje możliwość podejmowania działań w celu ich eliminowania oraz ograniczania ryzyka wystąpienia ich w przyszłości.
4. Każda osoba wykonująca pracę w spółce Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą
   w Kotlarni, niezależnie od formy zatrudnienia, ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury, a w przypadku dokonywania zgłoszeń na jej podstawie, do przestrzegania zasad z niej wynikających.

• 2 Definicje

Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:

1. Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę.
2. Pracodawcy – należy przez to rozumieć spółkę Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A.
   z siedzibą w Kotlarni.
3. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, o której mowa w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą
   u Pracodawcy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym w szczególności:

• Pracownika Pracodawcy,
• osobę świadczącą pracę na rzecz Pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorcę,
• prokurenta Pracodawcy,
• akcjonariusza Pracodawcy,
• członka organu Pracodawcy,
• osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Pracodawcy,
• stażystę Pracodawcy,
• wolontariusza Pracodawcy,
• praktykanta Pracodawcy.

4. Zespole – należy przez to rozumieć wyznaczoną przez Pracodawcę wewnętrzną jednostkę organizacyjną składającą się od 3 do 5 bezstronnych członków, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą.
5. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne.
6. Zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.
7. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa zgodnie z niniejszą Procedurą.
8. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji
   o naruszeniu prawa.
9. Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
10. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Pracodawcy lub na rzecz Pracodawcy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
11. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
12. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana.
13. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
14. Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu  115 § 11ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny.
15. Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
16. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów lub informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej
    w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
    i podejmowania działań następczych.
17. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

• 3 Postanowienia ogólne

1. Procedura obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego
   w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy na rzecz Pracodawcy.
2. Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie dokonania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (zła wiara).
4. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych zostały zawarte w § 12 niniejszej Procedury.
5. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Pracodawcy, zachęca się do dokonania w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego.

• 4 Przedmiot zgłoszenia wewnętrznego

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego może być działanie lub zaniechanie niezgodne
   z prawem lub mające na celu obejście prawa, a dotyczące wyłącznie:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące
  w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
  z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2. Zgłoszenie dokonywane w ramach niniejszej Procedury może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

• 5 Zespół

1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania postępowania wyjaśniającego i działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej upoważniony jest Zespół, o którym mowa w § 2 pkt 4 niniejszej Procedury.
2. Zespół działa w sposób bezstronny i niezależny, na podstawie pisemnego upoważnienia Zarządu Pracodawcy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
3. Zespół liczy od 3 do 5 członków.
4. Kadencja członków Zespołu wynosi 2 lata, z możliwością ponownego upoważnienia na jedną kolejną kadencję.
5. Członkowie Zespołu są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie wszelkich informacji, dokumentów i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania
   i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz podejmowania działań następczych, przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości Sygnalisty, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
6. Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wewnętrznego wynika, że może być
   w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia wewnętrznego albo z innych przyczyn istnieją uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności (np. pokrewieństwo/powinowactwo/pozostawanie we wspólnym pożyciu z osobą, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne), nie może brać udziału w pracach Zespołu dotyczących rozpoznawania tego zgłoszenia wewnętrznego i podlega wyłączeniu, a jego obowiązki przejmuje inny członek Zespołu nie biorący dotychczas udziału
   w pracach dotyczących tego zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku ich braku członek Zespołu ad hoc powołany przez Zarząd w trybie § 7 ust. 5 niniejszej Procedury.

• 6 Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego do Zespołu poprzez jeden kanał komunikacyjny, tj. w drodze wiadomości e-mail wysłanej na dedykowany adres poczty elektronicznej:
2. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia wewnętrznego w sposób anonimowy (zgłoszenie anonimowe). Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne pozostawia się bez rozpoznania i nie podlegają one wpisowi do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w § 10 niniejszej Procedury.
3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać dane niezbędne do identyfikacji Sygnalisty obejmujące co najmniej imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty, zwanymi dalej jako „adres do kontaktu”. Brak przekazania adresu do kontaktu uniemożliwi potwierdzenie Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz przekazania mu informacji zwrotnej.
4. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać jasne i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w szczególności:

• Imię i nazwisko Sygnalisty,
• Adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej (zwanymi dalej jako adres do kontaktu) lub wyraźne oświadczenie, iż adresem do kontaktu jest adres poczty elektronicznej, z którego wysłano zgłoszenie wewnętrzne,
• Możliwie dokładny opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzających możliwość naruszenia prawa,
• wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne,
• przedstawienie kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia prawa,
• wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

5. Zaleca się, aby zgłoszenie wewnętrzne zawierało ponadto następujące informacje:

• datę (okres) oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
• wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
• przedstawienie wszystkich posiadanych dowodów i informacji dotyczących zgłoszonego naruszenia prawa stanowiącego przedmiot zgłoszenia, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia lub wskazanie tych dowodów i informacji, jeżeli Sygnalista nie jest w ich posiadaniu,
• przedstawienie innych informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, a w szczególności które umożliwiły Sygnaliście stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

6. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazane jest świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń wewnętrznych. Składanie nieprawdziwych zgłoszeń wewnętrznych może prowadzić do odpowiedzialności karnej zgłaszającego. Zgodnie z art. 57 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów: Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
7. Zgłoszenie wewnętrzne dokonane zgodnie z niniejsza Procedurą podlega niezwłocznej rejestracji w Rejestrze, o którym mowa w § 10 niniejszej Procedury.

• 7 Przyjęcie i analiza zgłoszeń wewnętrznych. Postępowanie wyjaśniające.

1. Dostęp do skrzynki e-mail dedykowanej do przesyłania zgłoszeń wewnętrznych, o której mowa w § 6 ust. 1 niniejszej Procedury posiadają wyłącznie członkowie Zespołu.
2. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowanie przez członka Zespołu wyznaczonego do pełnienia tej funkcji. W ramach wewnętrznej organizacji Zespołu wyznaczeni zostali kolejni zastępcy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych pod nieobecność tego członka Zespołu.
3. Członek Zespołu wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dokonuje rejestracji zgłoszenia wewnętrznego w Rejestrze, chyba że zgłoszenie ma charakter anonimowy.
4. Członek Zespołu wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wraz z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, chyba że Sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać.
5. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest w składzie co najmniej trzech członków Zespołu. W przypadku gdy z przyczyn, o których mowa w § 5 ust. 6 niniejszej Procedury lub z przyczyn losowych (np. choroba, urlop, dłuższa nieobecność w pracy z innych przyczyn) niemożliwe jest działanie Zespołu w składzie co najmniej trzech członków, Zarząd Pracodawcy w celu uzupełnienia składu Zespołu do wymaganych trzech członków wybiera dodatkowych członków Zespołu ad hoc upoważnionych do rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia wewnętrznego.
6. Po otrzymaniu zgłoszenia Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego o informacje, o których mowa w § 6 ust. 4 i ust. 5 niniejszej Procedury lub wyjaśnienie informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.
7. Na etapie wstępnej weryfikacji Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji:

• gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie bezzasadne, nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• zgłoszenie wewnętrzne jest przedmiotem wcześniej rozpatrzonego zgłoszenia wewnętrznego dokonanego przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto nowych informacji lub dowodów na temat naruszeń w porównaniu
  z wcześniejszym zgłoszeniem,

- w takiej sytuacji Zespół informuje o tym fakcie osobę dokonującą zgłoszenia wewnętrznego, podając przyczynę decyzji, na wskazany przez tą osobę adres do kontaktu, w terminie 14 dni od dnia podjęcia przez Zespół decyzji o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, chyba że osoba ta nie wskazała adresu do kontaktu.

8. Zgłoszenie, którego treść pozwala i uzasadnia na wszczęcie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu przez Zespół.
9. W toku postępowania wyjaśniającego Zespół może, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym, wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Pracodawcy, niezależnie od podstawy zatrudnienia, celem złożenia wyjaśnień oraz żądać dokumentacji niezbędnej do rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
10. Zespół może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych / działów Pracodawcy lub do konsultantów, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia objętego zgłoszeniem wewnętrznym.
11. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, Zespół podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych względem osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne. Decyzje Zespołu zapadają zwykłą większością głosów.
12. Oprócz zaleceń dotyczących działań następczych, Zespół może także wydać rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie w przyszłości tożsamym lub podobnym naruszeniom, co opisane w zgłoszeniu.
13. Zespół przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym
    3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
14. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
15. W przypadku merytorycznej negatywnej weryfikacji zgłoszenia, tj. uznania, że zgłoszenie wewnętrzne jest bezzasadne, Zespół zamyka postępowanie wyjaśniające i oddala zgłoszenie wewnętrzne oraz przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informacje o wynikach przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

• 8 Zakaz działań odwetowych. Ochrona sygnalisty

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

• odmowa nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
• nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń,
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
• niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
• przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
• mobbing,
• dyskryminacja,
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia
  w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych,
  w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 4 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
7. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz
   w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

• 9 Rejestr zgłoszeń

1. Pracodawca tworzy Rejestr Zgłoszeń. Rejestr Zgłoszeń jest prowadzony w formie elektronicznej przez Zespół.
2. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń bezpośrednio przez wyznaczonego członka Zespołu, niezależnie od przebiegu działań następczych.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:

• numer zgłoszenia wewnętrznego,
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
• dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• adres do kontaktu Sygnalisty,
• przedmiot naruszenia prawa,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.

• 10 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą oraz innych osób biorących udział lub związanych z postępowaniem wyjaśniającym i podjęciem działań następczych jest spółka Kopalnia Piasku „Kotlarnia” S.A. z siedzibą w Kotlarni, ul. Dębowa 3, 47-246 Kotlarnia. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie obowiązujących przepisów prawa (w tym w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym – dotyczy przypadku przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO).
2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
3. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
4. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Pracodawcy. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
5. Pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane,
   a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
7. Do przetwarzania danych osobowych zebranych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym i prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym upoważnione są wyłącznie osoby wchodzące w skład Zespołu. Osoby, osoby, te w wypadku wygaśnięcia lub po cofnięciu upoważnienia, są nadal zobowiązane do zachowania w tajemnicy tych danych, do których miały dostęp.
8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
9. Klauzula informacyjna RODO dla Sygnalisty oraz dla innych osób, których dane osobowe mogą być przetwarzane przez Pracodawcę w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego lub podjęciem działań następczych stanowi załącznik nr 1 i nr 2 do niniejszej Procedury.

• 11 Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie naruszenia prawa może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Informację na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych właściwych organów publicznych, w tym Rzecznika Praw Obywatelskich.
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego
   z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości
   i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

• 12 Postanowienia końcowe

1. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy przez członka zespołu, upoważnionego przez Zarząd.
2. Odpowiedzialnymi za zapoznanie podległych pracowników z niniejszą Procedurą są Kierownicy jednostek organizacyjnych/działów Pracodawcy.
3. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Dział Kadr przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
5. Niniejsza Procedura została ustalona po konsultacji z zakładową organizacją związkową funkcjonującą u Pracodawcy.
6. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy.
7. Procedura zostanie opublikowana również na stronie internetowej Pracodawcy pod adresem: www.kotlarnia.com.pl - w zakładce: zgłoszenia wewnętrzne.

• 13 Załączniki

1. Klauzula informacyjna RODO - sygnaliści  ( pobierz )
2. Klauzula informacyjna RODO - osoby trzecie ( pobierz)